Trello nổi bật với sự đơn giản, nhưng thường phải đánh đổi bằng việc thiếu vắng các tính năng mạnh mẽ. Trong khi đó, Asana, dù sở hữu nhiều chức năng vượt trội, lại dễ dàng trở nên quá phức tạp và tốn kém, đặc biệt khi quy mô nhóm của bạn phát triển. Trong nhiều năm, tôi đã không ngừng tìm kiếm một giải pháp dung hòa hoàn hảo giữa hai thái cực này – một công cụ đủ toàn diện để xử lý các dự án phức tạp, đồng thời vẫn giữ được sự trực quan và cho phép tôi kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình.
Sau khi thử nghiệm hàng loạt các lựa chọn, tôi vô cùng hào hứng giới thiệu đến bạn Eigenfocus. Đây là một công cụ tự host mạnh mẽ mà tôi tin rằng sẽ làm thay đổi cuộc chơi trong lĩnh vực quản lý dự án. Dưới đây là những lý do tại sao Eigenfocus đã định nghĩa lại cách tôi quản lý các dự án, theo dõi thời gian và tập trung vào công việc chuyên sâu.
Hỗ trợ đa dạng chế độ xem công việc
Linh hoạt lập kế hoạch dự án
Các chế độ xem dự án linh hoạt của Eigenfocus, thể hiện bảng Kanban với các cột phân loại công việc
Eigenfocus mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc trong cách bạn xem và tổ chức công việc. Nó cho phép tôi nhìn nhận các dự án của mình từ nhiều góc độ khác nhau. Vì tôi đang chuyển từ Trello, chế độ xem bảng Kanban vẫn là lựa chọn ưu tiên cho các dự án cá nhân của tôi. Đối với quy trình tạo nội dung, tôi đã thiết lập nhiều cột như “Ý tưởng thô”, “Phác thảo”, “Đang viết”, “Chờ biên tập”, “Tối ưu SEO”, “Đã lên lịch” và “Đã xuất bản”, sau đó thêm các tác vụ liên quan vào từng cột.
Khi cần cái nhìn tổng quan nhanh chóng hoặc muốn lọc dữ liệu xuống các mục cụ thể, chế độ xem Danh sách (List view) là lựa chọn tối ưu của tôi. Ngoài ra còn có chế độ xem Lưới (Grid view) cung cấp bố cục nhỏ gọn hơn, dựa trên thẻ, tương tự như chế độ xem thư viện nhưng có thêm lợi ích là có thể xem ngay thông tin chính mà không cần nhấp vào từng mục. Tôi có thể chuyển đổi giữa các chế độ này một cách linh hoạt và quản lý dự án của mình mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Tính năng theo dõi thời gian tích hợp
Giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp và freelancer
Giao diện tính năng theo dõi thời gian tích hợp trong Eigenfocus, hiển thị đồng hồ bấm giờ đang hoạt động cho một tác vụ
Khi tôi nói Eigenfocus là một đối thủ đáng gờm cho các công cụ như Trello và Asana, tính năng theo dõi thời gian tích hợp đóng góp một phần lớn vào nhận định đó. Đây không phải là một tính năng phụ trợ hay một tiện ích bổ sung cần tích hợp riêng. Nó được tích hợp chặt chẽ vào cấu trúc cốt lõi của ứng dụng, giúp tôi quản lý thời gian một cách hoàn hảo.
Khi bắt đầu một tác vụ mới, tôi chỉ cần thêm và bật bộ đếm thời gian. Khi chuyển sang tác vụ khác, nghỉ giải lao, hoặc hoàn thành, tôi nhấn ‘Dừng hẹn giờ’. Tôi thậm chí có thể truy cập vào bảng chấm công và xem mình đã dành bao nhiêu thời gian cho một tác vụ cụ thể mỗi ngày. Ngoài ra, còn có tùy chọn tạo báo cáo thời gian dựa trên các bộ lọc đã thêm. Tôi có thể xuất báo cáo ra file CSV và chia sẻ với khách hàng của mình một cách dễ dàng.
Nền tảng vững chắc với các tính năng cốt lõi
Eigenfocus không bỏ qua bất kỳ tính năng cơ bản nào. Ngay từ đầu, Eigenfocus đã giúp việc tạo một dự án mới trở nên trực quan. Tôi có thể nhanh chóng khởi tạo một dự án mới, đặt tên và bắt đầu thêm các tác vụ. Khi tạo một tác vụ mới, tôi có thể thêm bình luận, tải lên tệp, mô tả chi tiết, đặt ngày đến hạn, chỉ định người phụ trách và thêm nhãn (labels). Phần mềm cũng đi kèm với một công cụ tùy chỉnh giao diện khá tốt, cho phép thay đổi giao diện ứng dụng chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Ngoài các trạng thái đơn giản, Eigenfocus còn cho phép tôi sử dụng nhãn cho các tác vụ của mình. Tôi có thể thêm nhãn ‘Ưu tiên cao’ hoặc nhãn ‘Marketing’ và lọc ra các tác vụ liên quan ngay lập tức. Nhìn chung, Eigenfocus cung cấp một cấu trúc sạch sẽ, logic để quản lý công việc và thời hạn.
Linh hoạt tự lưu trữ (Self-hosting)
Bảo mật tối đa dữ liệu dự án riêng tư của bạn
Trang tổng quan các dự án trong Eigenfocus, minh họa khả năng kiểm soát dữ liệu khi tự host
Tính năng lớn nhất thực sự làm cho Eigenfocus trở nên khác biệt là sự linh hoạt trong việc tự lưu trữ. Trong nhiều năm, tôi đã sử dụng các công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây, và mặc dù chúng tiện lợi, nhưng luôn có cảm giác không thực sự sở hữu dữ liệu của mình.
Với các dịch vụ đám mây như Trello hay Asana, các chi tiết dự án nhạy cảm, thông tin liên lạc với khách hàng và thậm chí cả các chiến lược nội bộ của tôi đều nằm trên máy chủ của họ. Với Eigenfocus, tôi có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình, cho dù đó là một máy chủ trong văn phòng tại nhà, một máy chủ ảo riêng mà tôi thuê từ một nhà cung cấp đáng tin cậy, hay một máy chủ chuyên dụng trong một trung tâm dữ liệu an toàn. Không cần phải nói, Eigenfocus là một trong những công cụ tự host tốt nhất để nâng cao năng suất.
Gói miễn phí vững chắc
Lựa chọn tuyệt vời cho cá nhân và nhóm nhỏ
Màn hình chính của Eigenfocus với các tác vụ và dự án, thể hiện giao diện người dùng thân thiện của phần mềm
Đây là điểm thú vị. Nếu bạn chọn lưu trữ Eigenfocus với dịch vụ của họ, bạn sẽ phải chuẩn bị chi phí đăng ký theo mỗi người dùng. Tuy nhiên, khi bạn quyết định tự host phần mềm, hầu hết các tính năng quan trọng đều hoàn toàn miễn phí để sử dụng. Chúng bao gồm không giới hạn dự án, danh sách, bảng, nhãn và theo dõi thời gian. Điều này chắc chắn là quá đủ cho hầu hết người dùng.
Ngay cả phiên bản Pro cũng có giá cả cạnh tranh với tùy chọn thanh toán một lần ($389) cho người dùng tự host.
Cách mạng hóa quy trình làm việc
Vậy, nếu bạn đã mệt mỏi với việc phải thỏa hiệp với các công cụ quản lý dự án, phải xoay sở với nhiều gói đăng ký, hay cảm thấy dữ liệu của mình không thực sự thuộc về bạn, thì đã đến lúc cân nhắc Eigenfocus. Tất nhiên, giống như bất kỳ phần mềm nào, nó vẫn còn những điểm chưa hoàn hảo. Tôi mong muốn thấy một giao diện người dùng hiện đại hơn với hình nền tùy chỉnh, các trường tùy chỉnh trong tác vụ (mà công ty đang phát triển), một thư viện mẫu lớn hơn, danh sách kiểm tra trong tác vụ và một chút tự động hóa trong các bản cập nhật tương lai.
Tuy nhiên, đây chỉ là những thiếu sót nhỏ. Những lợi ích về quyền riêng tư dễ dàng làm lu mờ những hạn chế này. Nếu Eigenfocus không phù hợp với bạn, hãy khám phá các công cụ quản lý dự án khác cho mục đích cá nhân.
