Notion thường được ca ngợi là không gian làm việc “tất cả trong một”, có khả năng xử lý mọi thứ từ ghi chú, quản lý dự án cho đến wiki và cơ sở dữ liệu. Mặc dù tính linh hoạt của nó rất hấp dẫn, nhưng việc cho rằng Notion có thể hoàn toàn thay thế các công cụ chuyên biệt là một nhận định chưa thực sự chính xác. Bất chấp bộ tính năng ấn tượng và mức độ phổ biến ngày càng tăng, một số hạn chế cơ bản và những lợi thế rõ ràng của phần mềm chuyên dụng cho thấy kỷ nguyên của các công cụ độc lập vẫn chưa kết thúc. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những nhược điểm chính của Notion và lý do tại sao các phần mềm chuyên dụng vẫn giữ vững vị thế quan trọng trong quy trình làm việc của bạn.
Notion Là Ứng Dụng “Web Wrapper”
Thiếu trải nghiệm ứng dụng gốc
Các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động của Notion về cơ bản là “web wrapper”. Chúng là những trình duyệt được tối ưu hóa, chỉ đơn thuần hiển thị phiên bản web của ứng dụng. Điều này trái ngược hẳn với các công cụ chuyên biệt như OneNote, TickTick, Trello hay Day One, vốn cung cấp các ứng dụng gốc (native apps). Những ứng dụng này thường nhanh hơn và phản hồi tốt hơn với các tương tác của người dùng vì chúng được xây dựng trực tiếp cho hệ điều hành.
Thiếu trải nghiệm ứng dụng gốc trên Notion
Sự khác biệt này trở nên rõ rệt hơn khi xử lý các tác vụ đòi hỏi nhiều tài nguyên. Dù phải công nhận Notion đã bắt đầu sử dụng nhiều thành phần gốc hơn trong các ứng dụng di động của họ, nhưng chúng vẫn thiếu sự tỉ mỉ, chú trọng vào từng chi tiết như các đối thủ cạnh tranh là ứng dụng gốc.
Notion Thiếu Chiều Sâu Tính Năng
Chỉ đáp ứng các tính năng cơ bản
Có một số vấn đề tôi thường gặp phải khi sử dụng Notion, vượt ra ngoài khả năng đa năng của nó. Ví dụ, tôi có thể tạo tác vụ trong Notion, nhưng trải nghiệm tổng thể không thể sánh bằng TickTick hoặc Todoist. Tôi không thể chỉ gõ “Mua sữa lúc 9 giờ sáng mai” để tạo tác vụ một cách tự động; thay vào đó, tôi phải chọn ngày và giờ theo cách thủ công.
Tương tự, khi tôi cố gắng thiết lập một nhật ký kỹ thuật số trong Notion, tôi ngay lập tức nhớ đến sự phong phú về mặt hình ảnh của Day One. Notion thiếu chế độ xem bản đồ, chế độ xem thư viện chuyên dụng, chế độ xem lịch và nhiều tính năng khác. Cuối cùng, tôi chỉ có được một danh sách đơn giản hoặc một bảng cơ bản, mặc dù có chức năng nhưng lại thiếu đi sự cá nhân hóa mà tôi mong muốn.
Notion thiếu chiều sâu tính năng chuyên biệt
Và đừng nói đến quản lý dự án. Đúng là Notion cho phép tôi tạo bảng, danh sách, gán tác vụ và đặt thời hạn. Nhưng khi tôi so sánh nó với các tính năng mạnh mẽ của các công cụ như Asana hoặc Jira, những hạn chế trở nên rõ ràng. Tôi thiếu các quy trình làm việc chuyên biệt, báo cáo nâng cao và khả năng phân tích sâu sắc.
Hiệu Suất Và Độ Tin Cậy
Chậm chạp khi sử dụng dữ liệu lớn
Đây là điểm mà Notion tụt hậu so với các công cụ chuyên biệt. Ví dụ, ngay khi tôi bắt đầu sử dụng Notion cho các cơ sở dữ liệu phức tạp với hàng trăm mục nhập, cột và công thức, hiệu suất của nó giảm đáng kể. Sắp xếp dữ liệu mất rất nhiều thời gian, lọc dữ liệu cảm thấy ì ạch và ngay cả việc cuộn qua một bảng lớn cũng có thể trở nên giật lag.
Đó là lúc những công cụ như Excel thực sự tỏa sáng. Tôi có thể đưa vào những bộ dữ liệu khổng lồ, thực hiện các phép tính phức tạp trên hàng nghìn hàng, và nó vẫn xử lý mọi thứ mà không gặp vấn đề gì. Khả năng phản hồi vẫn nhanh nhạy, các công thức được tính toán lại gần như ngay lập tức và toàn bộ trải nghiệm cảm thấy đáng tin cậy, ngay cả khi tải nặng.
Không chỉ riêng cơ sở dữ liệu, tôi cũng nhận thấy những trục trặc tương tự trong Notion khi tôi có các trang rất dài và chứa nhiều nội dung đa phương tiện. Tôi đã phải chấp nhận rằng những ứng dụng chuyên biệt này được xây dựng với một trọng tâm duy nhất là hiệu quả và độ tin cậy.
Trải Nghiệm Người Dùng (UX) Tốt Hơn Trên Công Cụ Chuyên Biệt
Yếu tố then chốt cho năng suất
Trải nghiệm vượt trội là một trong những lý do khiến tôi quay trở lại với các công cụ chuyên biệt. Lấy ví dụ Microsoft To Do. Khi tôi mở ứng dụng, sự tập trung của tôi ngay lập tức dồn vào danh sách việc cần làm, và việc thêm một tác vụ mới đơn giản chỉ bằng cách nhấp vào nút “+” và gõ. Tôi không phải suy nghĩ về bố cục, khối hay cấu hình cơ sở dữ liệu. Toàn bộ giao diện được thiết kế với một mục tiêu chính: ghi lại các tác vụ một cách nhanh chóng.
Tương tự, Trello chào đón tôi bằng một bảng Kanban ngay lập tức. Nó trực quan rõ ràng và giao diện kéo thả để quản lý tác vụ qua các giai đoạn khác nhau rất dễ sử dụng. Bây giờ, hãy quay lại Notion. Ngay cả đối với một việc đơn giản như thêm một tác vụ, nó cũng đòi hỏi nhiều cú nhấp chuột hơn.
Trải nghiệm người dùng của Notion
Hơn nữa, không giống như Notion, các công cụ chuyên biệt này được thiết kế từ đầu với một trọng tâm cụ thể. Và sự chú ý đến từng chi tiết đó thể hiện rõ ràng từ trải nghiệm người dùng của chúng.
Notion Thiếu Chế Độ Ngoại Tuyến
Một hạn chế lớn
Đã là năm 2025 nhưng Notion vẫn thiếu một tính năng quan trọng đối với một ứng dụng năng suất – chế độ ngoại tuyến. Tôi có thể đang trên chuyến bay, ở một khu vực hẻo lánh với kết nối kém, hoặc đơn giản là muốn làm việc mà không bị phân tâm bởi internet, và ứng dụng viết lách chuyên dụng, công cụ ghi chú hay thậm chí một số phần mềm quản lý dự án vẫn cho phép tôi tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn. Tiến độ của tôi được lưu cục bộ và sẽ tự động đồng bộ hóa khi tôi có lại kết nối internet.
Notion thiếu chế độ làm việc offline
Notion không cung cấp sự linh hoạt tương tự, điều này có thể là một yếu tố gây cản trở lớn đối với nhiều người dùng.
Giới Hạn Của Notion: Vẫn Cần Công Cụ Khác
Notion đã định hình lại cách chúng ta suy nghĩ về tổ chức và năng suất kỹ thuật số. Tuy nhiên, tin rằng nó sẽ thay thế tất cả các bộ công cụ năng suất hiện có của bạn là một quan điểm sai lầm. Đối với bản thân tôi, tôi vẫn sử dụng Microsoft To Do để quản lý tác vụ, Excel cho các cơ sở dữ liệu phức tạp và ghi chú dán (sticky notes) để ghi lại những ghi chú nhanh. Sẽ rất thú vị để xem liệu Notion có thể lấp đầy những khoảng trống này trong tương lai hay không.
Nếu việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến là một vấn đề lớn đối với bạn, hãy khám phá những giải pháp thay thế Notion mạnh mẽ với chế độ ngoại tuyến để xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) lý tưởng cho riêng mình.
