Trước đây, tôi từng phụ thuộc hoàn toàn vào Notion. Đó là công cụ chính để tôi theo dõi các chiến dịch, ghi chú, lên kế hoạch với lịch và tổ chức toàn bộ quy trình làm việc. Notion khi đó giống như một “bộ não thứ hai” hoàn hảo. Tuy nhiên, theo thời gian, một sự thay đổi đã diễn ra. Trọng tâm của Notion dường như dịch chuyển khỏi người dùng cá nhân và sự đơn giản ban đầu đã làm nên sức mạnh của nó. Sự thay đổi đó đã thôi thúc tôi khám phá các công cụ khác. Tôi đã thử Obsidian, Capacities, và thậm chí cả những lựa chọn ít được biết đến hơn như TheBrain. Thật bất ngờ, những công cụ này không chỉ thay thế Notion mà còn hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều, phù hợp với cách tôi tư duy và làm việc độc lập.
5 lý do Notion dần mất đi sức hút với người dùng cá nhân
5. Notion quá tập trung vào doanh nghiệp
Notion thực sự tỏa sáng khi được sử dụng bởi các đội nhóm. Khả năng cộng tác theo thời gian thực, không gian làm việc chia sẻ và tích hợp với các công cụ như Slack đã biến nó thành một nền tảng mạnh mẽ cho các dự án nhóm. Tuy nhiên, với tư cách là một người dùng độc lập, tôi không cần đến một nửa số tính năng đó. Tôi không chia sẻ trình theo dõi chiến dịch với đội nhóm hay đồng chỉnh sửa ghi chú cuộc họp. Tôi muốn một không gian riêng biệt – một “bộ não thứ hai” thực sự được điều chỉnh theo cách tôi xử lý thông tin. Các tính năng cộng tác của Notion bắt đầu trở nên rườm rà, và đôi khi các tính năng còn đẩy tôi hướng tới yếu tố thẩm mỹ (như biểu tượng cảm xúc trên trang) hơn là giá trị nội dung thực sự.
Obsidian thì hoàn toàn ngược lại. Nó được xây dựng rõ ràng cho cá nhân và tư duy sâu. Chế độ xem đồ thị (Graph View) cho phép tôi thấy một ý tưởng chiến dịch kết nối với một dự án cũ hoặc một suy nghĩ ngẫu nhiên từ nhiều tháng trước như thế nào, từ đó khơi gợi những ý tưởng mà tôi không thể có được từ các cơ sở dữ liệu tuyến tính của Notion. Nó giống như một bản đồ tư duy phát triển tự nhiên mà không ép buộc tôi phải nhồi nhét suy nghĩ của mình vào các hộp định sẵn.
4. Không phải ứng dụng “Offline-First”
Một “bộ não thứ hai” cần phải đáng tin cậy, bất kể tôi đang ở trên máy bay, trong một quán cà phê vùng nông thôn hay chỉ đơn giản là gặp sự cố Wi-Fi. Sự phụ thuộc của Notion vào đám mây đã trở thành một điểm yếu rõ rệt. Ngay cả với chế độ ngoại tuyến (một tính năng mới được bổ sung gần đây), sự chậm trễ trong đồng bộ hóa và thời gian tải khiến công việc của tôi bị gián đoạn. Không có gì tệ hơn việc cần một ghi chú quan trọng trong cuộc họp, nhưng lại phải nhìn thấy vòng tròn quay báo hiệu đang tải.
Obsidian và TheBrain đã giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ dữ liệu cục bộ. Các tệp của Obsidian nằm ngay trên thiết bị của tôi, có thể truy cập tức thì mà không cần internet. “Neurograms” (liên kết động giữa các ý tưởng) của TheBrain cũng hoạt động liền mạch ngoại tuyến, phản ánh cách tâm trí tôi kết nối các khái niệm.
Thanh công cụ của Obsidian, minh họa các tính năng quản lý ghi chú và kiến thức cá nhân
3. Cố gắng “làm tất cả mọi thứ”
Notion thường được ca ngợi là một không gian làm việc đa năng, tất cả trong một, và nó chắc chắn đáp ứng được danh tiếng đó. Nhưng chính sự đa năng đó cũng là điểm yếu lớn nhất của nó.
Notion giống như người bạn ở trường, người đã thử làm mọi thứ nhưng không thực sự thành thạo bất cứ điều gì. Nó cố gắng trở thành một ứng dụng ghi chú, một trình quản lý tác vụ, một cơ sở dữ liệu, một wiki, và nhiều hơn nữa. Kết quả là, nó có nguy cơ trở thành một nền tảng tổng hợp nhưng lại khó xuất sắc ở bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào.
Điều này càng trở nên rõ ràng khi công cụ ngày càng phức tạp hơn. Khi Notion tiếp tục mở rộng các tính năng để phục vụ nhiều trường hợp sử dụng rộng hơn, nó cũng trở nên đắt đỏ hơn, đặc biệt đối với những người dùng chỉ cần nó cho các trường hợp sử dụng đơn giản như một cơ sở tri thức cá nhân.
2. Thiếu linh hoạt trong lưu trữ dữ liệu
Notion không cung cấp nhiều sự linh hoạt khi nói đến lưu trữ dữ liệu. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trên các máy chủ của Notion, và bạn không có bất kỳ quyền kiểm soát nào về nơi hoặc cách nó được giữ. Mặc dù điều đó có thể thuận tiện, nhưng nó cũng đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền kiểm soát dữ liệu của chính bạn, và đó có thể là một vấn đề nếu quyền riêng tư hoặc khả năng truy cập dài hạn là quan trọng đối với bạn.
Với các công cụ như Obsidian, bạn có toàn quyền kiểm soát. Ghi chú của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị và bạn có thể chọn cách đồng bộ hóa chúng. Dù là thông qua Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud hay các tùy chọn mã nguồn mở như Nextcloud, lựa chọn là của bạn.
Nếu bạn muốn quyền riêng tư cao hơn nữa, Obsidian cung cấp một tiện ích bổ sung Sync (có phí) cho phép mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption), giữ dữ liệu của bạn an toàn trên các thiết bị. Phần tốt nhất là nếu bạn đã sử dụng một dịch vụ như Google One, Microsoft 365 hoặc iCloud+, bạn có thể đồng bộ hóa “kho” (vault) của mình miễn phí.
1. Thiếu tính năng Canvas và Graph View mạnh mẽ
Notion cho phép bạn liên kết các ghi chú có liên quan, điều này có thể hữu ích để xây dựng một cơ sở tri thức được kết nối. Tuy nhiên, các công cụ như Obsidian, Capacities và TheBrain đã tiến thêm một bước, cung cấp những cách mạnh mẽ hơn để lên ý tưởng, tổ chức và hình dung suy nghĩ của bạn.
Ví dụ, Obsidian bao gồm các tính năng như Canvas và Graph View có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tiếp cận việc ghi chú. Graph View cung cấp một bản đồ trực quan về toàn bộ “kho” ghi chú của bạn, hiển thị cách các ghi chú kết nối với nhau. Điều này giúp dễ dàng phát hiện các mẫu hoặc mối quan hệ mà bạn có thể đã bỏ lỡ trong một thiết lập tuyến tính.
Canvas, mặt khác, hoạt động giống như một bảng trắng kỹ thuật số. Bạn có thể sắp xếp các ý tưởng bằng cách sử dụng các thẻ, mũi tên, hình dạng và các yếu tố trực quan khác. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một dự án, xây dựng một quy trình làm việc hay kết hợp các loại phương tiện khác nhau, Canvas mang lại cho bạn sự linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách có ý nghĩa với bạn.
Chọn công cụ “bộ não thứ hai” phù hợp nhất với bạn
Notion không phải là một công cụ tệ về bản chất. Nó chỉ có thể không còn là lựa chọn tốt nhất cho những người dùng cá nhân ưu tiên tốc độ, sự đơn giản và quyền kiểm soát dữ liệu của họ. Khi các công cụ như Obsidian và Capacities ngày càng trở nên phổ biến, rõ ràng là quản lý kiến thức không phải là một không gian “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”.
Nếu bạn không chắc công cụ nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình, hãy xem xét các công cụ Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM) hàng đầu của chúng tôi, tập trung vào quyền riêng tư và tính linh hoạt, để tìm ra “bộ não thứ hai” hoàn hảo cho riêng bạn.
